Prinsip-Prinsip Pengelolaan Arsip Elektronik dan Arsip Manual

A.    Pendahuluan

Kemajuan teknologi komunikasi dan informasi yang pesat serta potensi pemanfaatannya secara luas, membuka peluang bagi pengaksesan, pengelolaan dan pendayagunaan informasi dalam penyelenggaraan kearsipan. Selain itu juga pemanfaatan teknologi komunikasi dan informasi akan meningkatkan efisiensi, efektifitas, transparansi dan akuntabilitas penyelenggaraan kearsipan.

Sebagai salah satu akibat perkembangan teknologi informasi dan komunikasi saat ini, mengakibatkan banyak tercipta arsip elektronik di lingkungan lembaga pencipta arsip dan lembaga kearsipan daerah, dan dalam pelaksanaan pengelolaan arsip elektronik diperlukan kesamaan pemahaman, kesatuan tindak dan keterpaduan langkah dari seluruh lembaga pencipta arsip dan lembaga kearsipan, sehingga memerlukan pengaturan khusus berupa kebijakan umum pengelolaan arsip elektronik.

B.     Pengertian Arsip Elektronik

Keberadaan teknologi informasi tidak bisa terlepas dari arsip elektronik yang merupakan hasil penciptaan dan keluaran fisik dari komputer. Pengertian arsip elektronik menurut NARA (National Archives and Record Administration) Amerika Serikat adalah arsip-arsip yang disimpan dan diolahdi dalam suatu format dimana hanya mesin komputer yang dapat memprosesnya. Oleh karena itu arsip elektronik seringkali dikatakan sebagai machine readable records (arsip yang hanyabisa dibaca melalui mesin).

Sedangkan menurut Australian Archives dalam buku Managing Electronic Records, arsip elektronik adalah arsip yang dicipta dan dipelihara sebagai bukti dari transaksi, aktifitas, dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah di dalam dan di antara sistem komputer.

Ada beberapa pendapat mengenai pengertian arsip yang dikemukakan para ahli. Pengertian-pengertian tersebut adalah sebagai berikut:

Menurut Wursanto (2006) arsip adalah segala surat, naskah, warkat, berkas, dan sejenisnya, baik yang dihasilkan maupun yang diterima oleh organisasi atau perusahaan dalam bentuk atau corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, yang masih memiliki nilai kegunaan, baik untuk masa sekarang maupun untuk masa mendatang.

Menurut Barthos (2003) arsip (record) dapat diberikan pengertian sebagai setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula yang dibuat.

Sedangkan menurut The Liang Gie (2000) arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai sesuatu kegunaan, agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan.

Berdasarkan beberapa pengertian diatas, maka dapat disimpulkan bahwa arsip adalah kumpulan naskah atau dokumen yang dibuat dan diterima oleh organisasi atau perusahaan mengenai suatu kegiatan yang disimpan secara sistematis karena memiliki nilai guna sehingga sewaktu-waktu diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan tepat.

Sebagai sumber informasi, maka arsip dapat membantu mengingatkan dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai sesuatu masalah. Oleh sebab itu, menurut Sedarmayanti (2008) bahwa peranan arsip adalah sebagai:

1.      Alat utama ingatan organisasi.

2.      Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik).

3.      Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.

4.      Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.

5.      Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.

Sedangkan menurut Barthos (2003) kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sebagai sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.

Ijazah, kartu tanda penduduk dan surat ijin menguji merupakan contoh dari arsip ynag dihasilkan dari aktivitas harian seseorang, kondisi seperti ini juga dialami oleh organisasi, dalam menjalankan aktifitas hariannya, organisasi juga menghasilkan berbagai arsip.

Dari beberapa pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa arsip elektronik dapat berupa file elektronik maupun dokumen elektronik. Arsip elektronik dapat diartikan sebagai kumpulan informasi yang direkam dan diolah menggunakan teknologi komputer sebagai dokumen elektronik agar dapat dilihat dan dipergunakan kembali. Arsip elektronik juga bisa diartikan sebagai segala macam bentuk dokumen yang dibuat menggunakan media elektronik (misal komputer) dan disimpan dalam bentuk file digital. Arsip asli yang telah dialih mediakan dengan cara di foto atau di scan kemudian disimpan dalam bentuk file digital juga bisa disebut sebagai arsip elektronik. Contoh arsip elektronik bisa berupa gambar, surat elektronik (e-mail), dokumen digital (File Teks, File Data, Database) dan lain sebagainya.

C.    Pengelolaan Arsip Elektronik

Arsip digital merupakan simpanan kelembagaan yang menyimpan satu atau lebih objek informasi digital dengan tujuan disimpan dalam waktu yang relatif lama dan dapat mengakses informasi digital tersebut. Definisi lain menyebutkan bahwa arsip digital merupakan arsip yang menyimpan informasi atau aset digital. Arsip atau aset digital tersebut disimpan dalam simpanan kelembagaan (repository) lengkap dengan dokumen dan sistem manajeman record dan menyajikan informasi dalam berbagai format.

Untuk dapat mengelola arsip elektronik dengan baik maka dibutuhkan pengetahuan tentang daur hidup arsip elektronik sehingga dapat dipelajari pada setiap tahapan. Seperti halnya arsip konvensional maka arsip elektronik memiliki pula daur hidup mulai dari tahap penciptaan, penyimpanan dan penemuankembali, manipulasi, distribusi, dan penyusutan (Wallace, Lee, and Schubert : 1992) dalam pendapat yang hampir sama, Ray, Palmer, dan Wohl dalam buku Office Automation: A System Approach mengemukakan bahwa arsip elektronik memiliki lima tahapan hidup yaitu tahap penciptaan, penyimpanan dan penemuan kembali, perubahan, distribusi dan penyusutan.

 Arsip elektronik diakui sebagai alat bukti hukum yang sah, sejak diberlakukannya Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik. Dalam pasal 5 ayat (1) disebutkan “Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dan/atau hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah”, selanjutnya pasal 5 ayat (2) “Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dan/atau hasil cetakannya sebagaimana dimaksud pada pasal 5 ayat (1) merupakan perluasan dan alat bukti yang sah sesuai dengan hukumacara yang berlaku di Indonesia”.

Dengan berlakunya undang-undang tentang Informasi dan Transaksi Elektronik tersebut maka arsip elektronik harus diperhatikan dan dikelola dengan baik dalam kegiatan administrasi setiap instansi baik instansi pemerintah maupun swasta, sehingga produk administrasi berupa arsip elektronik dapat dipertanggung jawabkan keberadaannya dan dapat memperlancar sistem administrasi sebuah instansi.

Sebagaimana arsip cetak, Pengelolaan arsip elektonik juga membutuhkan berbagai macam peralatan. Peralatan yang digunakan untuk mengelola arsip elektronik berupa perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software). Hardware merupakan peralatan fisik dari komputer yang dapat kita lihat dan rasakan, sedangkan software merupakan program-program komputer yang berguna untuk menjalankan suatu pekerjaan sesuai dengan yang dikehendaki.

Beberapa software terkenal yang dapat digunakan untuk mengelola arsip elektronik antara lain: E-Filling, SiMARDi, SIPAS, dll. Sedangkan hardware yang digunakan dalam mengelola arsip elektronik antara lain:

a. Komputer/Laptop

b. Print Scanner

c. Media Penyimpanan (Harddisk, Flashdisk, MMC, CD)

Proses pengelolaan arsip elektronik memiliki perbedaan dengan pengelolaan arsip cetak. Menurut Read & Ginn siklus pengelolaan arsip elektronik terdiri dari: creation and storage, distribution and use, maintenance, dan disposition.

Letak perbedaan antara siklus arsip cetak dan arsip elektronik terdapat pada proses penciptaan dan penyimpanan yang berlangsung dalam satu tahap, serta proses distribusi dan penggunaan juga berjalan dalam satu tahap, sedangkan pengelolaan arsip cetak, masing-masing tahap berdiri sendiri sebagai suatu proses kegiatan. Dengan demikian pengelolaan arsip secara elektronik lebih bersifat efisien. Pengelolaan arsip elektronik berdasarkan siklus di atas dapat dijelaskan sebagaimana berikut :

1.      Penciptaan dan Penyimpanan

Dalam mengelola arsip elektronik, penciptaan dan penyimpanan dapat dilakukan dalam satu tahap. Arsip elektronik yang dibuat dari awal menggunakan teknologi komputer dapat secara langsung diintegrasikan kedalam sistem pengelolaan arsip elektronik, namun untuk arsip yang merupakan hasil digitalisasi maka perlu dialih mediakan. Menurut Sukoco Badri dalam Saifudin, Metode yang digunakan dalam mengalih mediakan dokumen antara lain:

a.       Scanning

Alih media dengan menggunakan scanning atau memindai dokumen yang akan menghasilkan data gambar yang dapat disimpan di komputer. Proses scanning dapat dilakukan dengan mengunkan media print scanner. Dengan men-scan dokumen/arsip cetak maka akan didapatkan hasil berupa file digital dalam format gambar untuk selanjutnya dapat disimpan dan diolah di dalam komputer.

b.      Conversion

Mengkonversi dokumen adalah proses mengubah dokumen word processor atau spreadsheet menjadi data gambar permanen untuk disimpan pada sistem komputerisasi. Mengkonversi dokumen dapat dilakukan dengan komputer, misalnya mengubah dokumen microsoft word menjadi sebuah gambar dengan format jpg/png, atau menkonversi kedalam bentuk dokumen pdf dan atau sebaliknya kemudian disimpan pada sistem komputerisasi.

c.       Importing

Metode ini memindahkan data secara elektronikseperti dokumen office (e-mail), grafik atau data video ke dalam sistem pengarsipan dokumen elektronik. Data dapat dipindahkan dengan melakukan drag and drop ke sistem dan tetap menggunakan format data. Data juga dapat dipindahkan dengan melakukan copy paste kedalam sistem dengan tetap menggunakan format data aslinya.

Setelah arsip elektronik diciptakan atau proses arsip cetak telah di digitalkan dan dimasukkan kedalam sistem penyimpanan, maka harus dipastikan arsip tersebut disimpan secara benar.

Sistem penyimpanan yang dilakukan harus mempertimbangkan perubahan teknologi baik hardware maupun software. Selain itu media penyimpanan arsip elektronik harus support dengan sistem hardware maupun software, agar file dapat terus dibaca meskipun dipindah ke hadware dan software terbaru.

Salah satu hal terpenting yang harus dipertimbangkan dalam menyimpan arsip elektonik adalah sistem back-up, karena arsip elektronik rentan akan hilang oleh karena virus ataupun kerusakan sistem hardware maupun software. Untuk menghindari ancaman kehilangan arsip elektronik dapat dilakukan dengan mengatur jadwal back-up secara rutin, membuat salinan (copy) kedalam berbagai media, atau bisa juga menyimpannya kedalam penyimpanan data online. Penyimpanan arsip elektronik dapat dilakukan dengan 3 cara yaitu:

a)      Online (terkoneksi)

Penyimpanan online ini merupakan media terbaru dalam teknologi informasi yang berfungsi untuk menyimpan file-file digital. Media ini dapat dimanfaatkan untuk men-backup arsip elektronik yang sewaktu-waktu dapat di unduh ketika dibutuhkan. Sampai saat ini setidaknya ada lima penyimpanan data online yang dapat diakses secara gratis yaitu google drive, skydrive, dropbox, box, mediafire. Bahkan mediafire menyediakan 50 GB data penyimpanan secara gratis untuk satu akun.

b)      Offline (terputus)

Penyimpanan offline dapat dilakukan dengan memanfaatkan media penyimpanan magnetik dan optik seperti hard disk, digital audio tape, vidio tape, compact disc (CD), digital versatile disc (dvd), dan lain sebagainya. Hard disk yang memiliki kapasitas 2 TB (terabyte) apabila digunakan untuk menyimpan file gambar yang berukuran rata-rata 5 MB (megabyte) maka akan dapat menampung sekitar 400.000 gambar. Contoh lain adalah 1 CDRW berkapasitas 700 MB dapat menyimpan dokumen dalam bentuk teks PDF sebanyak ± 7000 lembar apabila kapasitas rata-rata 1 lembar dokumen 100 KB atau ±700 foto format JPEG apabila kapasitas rata-rata 1 foto 1 Mb. Artinya bahwa penyimpanan arsip elektronik jelas lebih efisien dibanding penyimpanan arsip cetak.

c)      Nearline (semi terkoneksi)

Model penyimpanan nearline (semi terkoneksi) cocok digunakan untuk menyimpan arsip elektonik yang bersifat dinamis inaktif, yaitu arsip elektonik yang masih digunakan sebagai administrasi harian namun frekuensi penggunaanya sudah mulai berkurang. Media yang tepat untuk menyimpan arsip elektonik tersebut adalah hardisk eksternal dan flasdisk. Kedua media penyimpanan tersebut mudah dibawa kemana-mana dan tanpa harus dihubungkan secara online untuk mengakses dokumen di dalamnya.

2.      Distribusi dan Penggunaan

Pendistribusian dan penggunaan arsip elektronik juga dapat dilakukan dalam satu tahap/siklus. Contoh pendistribusian arsip elektronik yang dilakukan dengan memanfaatkan media elektronik adalah mikrofilm. Mikrofilm adalah alat untuk memproses fotografi, cara kerja media tersebut adalah dengan merekam dokumen/arsip dalam bentuk film dengan ukuran yang diperkecil, bertujuan untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan. Manfaat utama penggunaan media Mikrofilm tersebut adalah untuk menunjang kelancaran kegiatan operasional seharihari dan penyelamatan (pengawetan/ penyimpanan) dan nilai guna microfilm adalah sama dengan nilai arsip/dokumen asli.

3.      Pemeliharaan

Pemeliharaan arsip elektronik dapat berupa pengamanan arsip elektronik itu sendiri, pemeliharaan media penyimpanan, sistem pengelolaannya dan perangkat untuk pengelolaan arsip tersebut.

Pemeliharaan arsip elektronik harus dilakukan secara berkala agar fisik arsip tidak rusak. Karena jika fisik arsip rusak maka biasanya data yang berada di dalam fisik arsip elektronik pun ikut rusak pula. Beberapa cara yang dapat digunakan untuk menjaga fisik arsip elektronik antara lain:

a.       Menggunakan perangkat keras (komputer, laptop, hardisk, flashdisk), dengan baik dan sesuai prosedur.

b.      Menggunakan software pengelolaan arsip yang asli (bukan bajakan).

c.       Membackupdata/file secara berkala.

d.      Menyimpan arsip elektronik di tempat yang terlindung dari medan magnet, debu, panas yang berlebihan, dan air.

4.      Disposisi

Disposisi atau biasa disebut dengan persuratan merupakan kegiatan esensial dalam komunikasi kedinasan yang meliputi penentuan jenis surat, sifat, format surat yang menampung bentuk redaksional, penggunaan sarana pengamanan surat, serta kewenangan penandatanganan. Proses pengelolaan surat masuk maupun surat keluar harus melampirkan lembar disposisi surat.

Pengelolaan tata persuratan elektronik baik surat masuk maupun surat keluar dapat diolah hanya dengan satu komputer. Operating system yang mendukung agar software tentang Aplikasi Tata Persuratan harus dapat berjalan dalam sistem komputer yang digunakan. Kapasitas hardisk dalam perangkat komputer harus memiliki resolusi yang cukup tinggi, seperti pada perangkat-perangkat komputer yang umum digunakan dalam kegiatan perkantoran yaitu kurang lebih sekitar 500 GB – 1 TB agar dapat menyimpan file hasil dari proces scanning. Selain peralatan-peralatan tersebut diperlukan juga jaringan internet dan LAN guna mendukung pendistribusian surat.

D.    Pengelolaan Arsip Konvensional

Salah satu cara agar arsip dapat terjamin kegunaannya maka diperlukan suatu cara untuk mengelolanya. Pengelolaan arsip konvensional terbagi menjadi dua, sesuai dengan penggolongan arsip yaitu arsip dinamis dan arsip statis.

Pengelolaan arsip dinamis meliputi: kaptur, registrasi, klasifikasi, klasifikasi akses dan keamanan, identifikasi status keamanan, identifikasi status penyusutan, penyimpanan, penggunaan dan pelacakan, serta pelaksanaan penyusutan. Pengelolaan arsip statis ada tiga tahapan yaitu akuisisi, penataan dan deskripsi, serta preservasi.

Akuisisi arsip adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaanya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan. (UU No.43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan). Penataan dan deskripsi dimaksudkan untuk mengontrol khasanah arsip statis yang dimiliki suatu lembaga pengelola arsip statis.

Terdapat dua jenis kontrol yakni: kontrol administrative (fisik) akan menjamin bahwa rangkaian; berkas; dan wujud arsip yang menjadi tanggung jawab lembaga tersebut dapat dicari dan dipergunakan,kontrol intelektual akan memberikan informasi kepada pengguna mengenai bahan apa yang disimpan; berkaitan dengan masalah apa dan dimana adanya. (Azmi, 2008:117).

 Menurut Yohanes Suraja (2004:180) Preservasi atau pelestarian arsip merupakan proses dan kerja dalam rangka perlindungan fisik dan informasi arsip dari kerusakan atau unsur perusak dan restorasi/reparasi bagian arsip yang rusak atau arsip yang rusak. Pada arsip-arsip penting yang rusak namun tidak dapat diperbaiki karena kondisi kerusakan fisik yang parah, maka yang dapat dilakukan yaitu pembuatan mikrofilm atau duplikasi arsip.

Langkah-langkah yang dilakukan dalam pengelolaan arsip adalah sebagai berikut:

1.      Mengumpulkan seluruh arsip

2.      Menyiangi arsip

3.      Memilah arsip

4.      Menyatukan berkas

5.      Memasukkan berkas kedalam folder arsip

6.      Mencatat / membuat daftar arsip

7.      Menata arsip pada lemari atau rak arsip 

Berkas-berkas yang telah menyatu disimpan dan ditata dalam lemari arsip / filling kabinet yang dapat menyimpan folder dengan posisi tergantung dalam kotak / laci arsip. Posisi folder disusun berurutan dari depan kebelakang dengan sesuai klasifikasi maslah arsip. Penataan ini hanya khusus untuk arsip aktif sedangkan arsip in aktif akan ditata dengan cara yang berbeda di Unit Kearsipan (record center). Folder Arsip in aktif tidak disimpan dalam maf gantung dalam filing kabinet tetapi dimasukkan kedalam box arsip dan diletakkan pada rak terbuka.

E.     Kelebihan dan Kekurangan Pengelolaan Arsip Elektronik Berbasis Teknologi Informasi

Secara garis besar kelebihan pengelolaan arsip elektronik dibanding arsip manual/cetak adalah lebih efektif dan efisien. Artinya bahwa pengelolaan arsip elektonik dapat menghemat waktu, biaya bahkan tenaga.

Adapun diantara kelebihan pengelolaan arsip elektonik antara lain:

a.       Proses pencarian/temu balik dokumen lebih cepat, tanpa harus meninggalkan meja kerja.

b.      Kemungkinan file akan hilang sangat kecil, karena arsip elektronik hanya dapat dilihat di layar monitor atau dicetak tanpa dapat mengubahnya.

c.       Menghemat tempat penyimpanan karena menggunakan media penyimpanan elektonik.

d.      Kerusakan dokumen arsip elektronik dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital.

e.       Berbagi dokumen dapat dilakukan secara mudah dengan memanfaatkan teknologi internet dan LAN.

f.       Keamanan terjaga, karena arsip elektronik dapat di protect atau pasword sesuai keinginan pengelolanya, maka orang lain yang tidak mempunyai otoritas tidak dapat untuk mengaksesnya.

g.      Mudah dalam melakukan recovery data, dengan cara memback-up data kedalam media penyimapanan yangcompatible.

Sedangkan kekurangan pengelolaan arsip elektronik antara lain:

a.       Membutuhkan sumberdaya manusia yang berkompeten dibidang kearsipan dan teknologi Informasi.

b.      Kemungkinan kerusakan file dapat terjadi setiap saat, misalnya server terserang oleh virus atau terhapusnya file secara permanen kerena tidak sengaja.

c.       Adanya kemungkinan untuk di manipulasinya file apabila proteksi tidak kuat.

d.      Terkadang media penyimpanan file tidak comfortable/support dengan teknologi informasi baru atau software pengelolaan arsip terbaru.

Kesimpulan

Arsip elektronik merupakan arsip jenis baru dengan perpaduan teknologi informasi sebagai media pengelolaannya. Arsip elektronik memiliki nilai yang sama dengan arsip cetak dan diakui sebagai alat bukti hukum yang sah sesuai Undang-undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik. Pengelolaan arsip elektronik dinilai lebih evektif dibandingkan dengan arsip cetak ditinjau dari segi kepraktisan dalam penciptaan dan penyimpananya. Pengelolaan arsip elektonik dapat dilakukan dalam empat siklus yaitu: penciptaan dan penyimpanan, distribusi dan penggunaan, pemeliharaan, dan disposisi.

Saat ini arsip tidak hanya berbentuk yang konvensional saja namun sudah beralih media menjadi arsip elektronik (e-arsip) yang membuktikan bahwa dunia kearsipan-pun mengikuti perkembangan zaman yang terus berubah.

Arsip elektronik dapat berupa arsip yang dibuat langsung menggunakan media elektronik atau arsip cetak yang di alih mediakan menjadi arsip digital. Penyimpanan arsip elektonik dapat dilakukan secara online, offline dan Nearline dan dapat disimpan dalam beberapa media penyimpanan elektronik seperti hardisk, CD, DVD, dsb. Keamanan arsip elektonik lebih terjaga dibanding dengan arsip cetak karena dapat di backup kedalam berbagai media penyimapanan yang compatible, bahkan dapat disimpan secara online menggunakan fasilitas internet.

Referensi

Rifauddin, Machsun. 2016. Pengelolaan Arsip Elektronik Berbasis Teknologi. Yogyakarta: Khizanah Al-Hikmah

Budiman, M. Rosyid. 2009. Dasar Pengelolaan Arsip Elektronik. Yogyakarta: Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi http://bpadjogja.info/public/article/113/e111a6b6d920969bcfa9eb66e14fba7.pdf. (Diakses. Diakses 13 September 2018).

Basuki, Sulistyo. Manajemen Arsip Dinamis Pengantar Memahami dan Mengelola Informasi dan Dokumen. Jakarta: Gramedia Pustaka, 2003.

Undang-undang  No.43 Tahun 2009 Tentang  Kearsipan

.